ADMINISTRACION DOCUMENTAL

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

EN LA ORGANIZACIÓN.

Actualmente, debido al crecimiento en la estructura y funciones de la administración pública y privada, pero sobre todo, a la rápida introducción de las modernas tecnologías de producción y reproducción masiva de documentos, tuvo lugar un fenómeno de grandes consecuencias para los archivos: la explosión documental.

Es de suma importancia  la administración de documentos en las empresas ya que allí se encuentra  consignada  toda la información referente a la vida y funcionamiento de la empresa; además las organizaciones  deben cumplir normas y requerimientos ante la ley y conservar los soportes legales que le sirven de evidencia frente a cualquier situación.

La empresa establece la custodia y conservación de los documentos a través de diferentes medios ya sea  físico o reprográfico, teniendo en cuenta el tipo documental y en qué proceso o fase se encuentra; además implementar  tablas de retención documental  exigidas por la ley.

El concepto administración de documentos se refiere al adecuado manejo de la información producida y recibida por la administración pública o privada en el ejercicio de sus funciones, bajo criterios y técnicas archivísticas y se basa en el concepto de ciclo vital de la documentación y el principio de conservación selectiva de la información.

Los  archivos facilitan la toma de decisiones de los funcionarios públicos o privados, y resguardan la materia prima del acceso a la información pública. Además, en su fase histórica, representan una fuente importante para llevar a cabo trabajos de investigación.

Recomendaciones para una administración de documentos  eficaz :

• Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear dentro de una organización.
• Qué plantilla se va a usar para cada tipo de documento.
• Qué metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento.
• Dónde se va a almacenar un documento en cada fase de su ciclo de vida.
• Cómo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.
• Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los documentos.
• Qué directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se conserven o eliminen correctamente los documentos y se proteja el contenido que es importante para la organización.
• Si un documento debe convertirse de un formato a otro a medida que pasa por las diferentes fases de su ciclo de vida.
• Cómo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las directrices corporativas.}

 Empresa seleccionada: CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE SABANETA,  se utiliza el sistema de administración documental, archivos, en medios físicos y reprográficos.